Voorkom onbestuurbaarheid van uw bedrijf
Op grond van artikel 2:244 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek (BW) moeten de statuten van een B.V. voorschriften bevatten over de manier waarop voorlopig in het bestuur wordt voorzien in geval van ‘ontstentenis of belet’ van één of meerdere bestuurders.
Bij ontstentenis is de bestuurder niet langer in functie; dat kan zijn door overlijden, ontslag of aftreden. Er is dan dus een vacature.
Belet gaat erover dat het voor een bestuurder tijdelijk onmogelijk is zijn functie uit te oefenen; dat kan zijn door ziekte, schorsing of afwezigheid om andere redenen. Hij is dan wel in functie en maakt deel uit van het bestuur, maar hij is niet aanspreekbaar of niet in staat of bevoegd tot handelen.
Vaak staat daarover in statuten dat dan ‘de overige bestuurders zijn belast met het bestuur van de vennootschap (en de door de vennootschap gedreven onderneming)’. En voor het geval dat er sprake is van ontstentenis of belet van alle bestuurders of de enige bestuurder is in veel statuten opgenomen dat de raad van commissarissen (indien en voor zover aanwezig), danwel de algemene vergadering bevoegd is één of meer personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de rechtspersoon te voorzien.
Wat als de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is?
Maar wat als de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is en er ook geen raad van commissarissen is aangesteld? Wie neemt dan belangrijke besluiten die genomen moeten worden? Wie kan dan het bedrijf vertegenwoordigen bij het aangaan van of kwesties inzake contracten?
In die situatie heeft niemand anders enige formele bevoegdheid. Ook niet om te voorzien in aanstelling van een vervanger. Dat is onwenselijk en staat de continuïteit van uw bedrijf mogelijk in de weg.
Aandeelhoudersbesluit benoeming tijdelijk bestuurder
Het is wel mogelijk (controleer uw statuten daarop!) bij ‘besluit van de algemene vergadering’ een persoon aan te wijzen die ‘optreedt als tijdelijk bestuurder in geval van ontstentenis of belet van de bestuurder’ en dan dus met het bestuur van de B.V. zal zijn belast.
Wanneer u dat geregeld heeft en ook een of meerdere personen in volgorde heeft aangewezen kan dat veel praktische moeilijkheden voorkomen. Wij adviseren onze klanten dan ook dit elk jaar bij de jaarlijkse algemene vergadering opnieuw te agenderen en te actualiseren.
Levenstestament (volmacht)
Een andere manier om de continuïteit in besturen te regelen is het opmaken van een levenstestament (bij notariële akte), met daarin het verlenen van een beperkte of algemene volmacht tot vertegenwoordiging.
De in het levenstestament opgenomen volmacht en de statutaire regeling ten aanzien van ontstentenis en belet kunnen beide een oplossing bieden voor hetzelfde probleem (een situatie waarin een bestuurder niet meer in staat is zijn eigen wil te bepalen, danwel in zijn eigen belangen te voorzien). Daarom is het erg belangrijk dat het levenstestament en de statutaire bepalingen ten aanzien van ontstentenis en belet tegelijk worden besproken en op elkaar worden afgestemd om onduidelijk en frictie te voorkomen.
Op aandeelhoudersniveau kan certificering van de aandelen deels voorzien in een oplossing.
Onderneem nu actie
Controleer wat u wel en niet heeft geregeld. Heeft u nog niets geregeld? Regel het dan nu. Het aandeelhoudersbesluit waarbij een tijdelijk bestuurder wordt benoemd kunt u immers per direct nemen en in notulen vastleggen.
En zorg ervoor dat relevante partijen (zoals uw familie en uw accountant) daar dan ook van op de hoogte zijn.
Neem voor nadere informatie en/of vragen contact met ons op info@sct-juridischadviesbureau.nl of bel (010) 304 28 50.